سازمان الکترونیکی و نقش آن در رفتار سازمانی...

سازمان های الکترونیکی سازمانهایی هستند که مأموریت کلی آنها، نیل به هدف، در راستاى عملکردهاى الکترونیکى منسجم، هماهنگ و نیمه متمرکز است. یک کاربرد فزاینده از کسب و کار الکترونیکى که توجه رسانه ها را خیلى جلب نکرده است، استفاده از اینترنت صرفاً براى اداره یک سازمان در حال فعالیت است. در واقع میلیون ها سازمان وجود دارند که کالایى را تحت اینترنت نمى فروشند اما کاربردهاى کسب و کار الکترونیکى را براى بهبود ارتباطات با سهامداران داخلى و خارجى و انجام بهتر فعالیت هاى کسب و کار سنتى استفاده مى کنند...

دو واژه ای کــــــه به نظر موجب ابهام می شوند تجارت الکترونیکی و کسب و کار الکترونیکی هستند. واژه تجارت الکترونیکی درحال تبدیل شدن به یک برچسب استاندارد برای تشریح جنبه فروش کسب و کار الکترونیکی است. تجارت الکترونیکی ارائه محصولات و دریـــافت سفارشات را در سایت های وب را دربرمی گیرد. کسب و کار الکترونیکی، شامل خلق بازارهای جدید، یافتن مشتریان جدید و در کنار این موارد تلاش برای دسترسی به ترکیب بهینه ای از کامپیوتر، وب وکاربردهاست.

شش قانون جدید کسب و کار الکترونیکی عبارتند از:

1 - هیچ قانونی وجود ندارد که توسط همه پذیرفته شده باشد.

2 - مزیت به پیشتازان می رسد.

3 - موفقیت به سرعت از دست می رود. «آماده - هدف - آتش» با «آتش - آماده - هدف» جایگزین می شود.

4 - قیمتها تحت فشار دائمی قرار دارند.

5 - مکان مطرح نیست.

 6 - اطلاعات منسجم همه چیز است.

 اثرات سازمانهای الکترونیکی بر کارمندان

1- رهبری الکترونیکی – از بعد رهبری، ایجاد و توسعه سازمانهای الکترونیکی چهار تفاوت ایجاد نموده اند: تصمیم گیریهـــای سریع، وجود چشم اندازی از آینده، انعطاف پذیری و توانایی برای تامین انتظارات بالا.

2- ساختار الکترونیکی-  سازمانهای الکترونیکی منحصراً به ساختارهای ارگانیک متکی هستند. آنها نیاز شدید به ارتباطات عمـــودی، افقی، مورب، تیم های فراسلسله مراتبی و
وظیفه ای و رسمیت پایین برای کسب انعطاف پذیری و آزادی عمل دارند. سازمانهای الکترونیکی مبتنی بر ساختارهای تیمی هستند که حول پروژه ها طراحی می شوند. این سازمانها نیاز به کارمندانی دارند، که تحمل ابهام را داشته و بتوانند در آشوب رشد کرده و مهارتهای تیمی قوی را دارا باشند.

3- تصمیم گیری- در سازمانهای الکترونیکی، مدل های تصمیم گیری فردی به طور فزاینده ای منسوخ می شوند. سازمانهای الکترونیکی گروههای مبتنی بر تیم هستند و لذا از مدل های تصمیم گیری گروهی استفاده می کنند. در سازمانهای الکترونیکی، مدل های تصمیم گیری تحلیلی و مبتنی بر تفکر که بر ادبیات مدیریت استراتژیک تسلط دارند بــــا مدل های فعال جایگزین می شوند. هیچ مدل کسب و کار باثباتی برای سازمانهای الکترونیکی وجود ندارد. ملاک های مناسب برای تصمیم گیری شامل سرعت در جمع آوری اطلاعات، درس گرفتن از شکست ها و تجربه اندوزی است.

4- انتخاب کارمند- امروزه استخدام افراد خوب، خصوصاً برای سازمانهای الکترونیکی یک چالش محسوب می شود. سازمانهای الکترونیکی تابع خصوصیات فرهنگی مشترکی از قبیل محیط کاری غیررسمی، روحیه تیمی، فشارهای شدید برای تکمیل سریع و به موقع پروژه ها و توانایی کار 7-24 (24 ساعت روز، 7 روز هفته) هستند. ابزارهای انتخاب از قبیل آزمونها، مصاحبه ها و معرفی نامه ها بایستی افرادی را که نمی توانند در تیم موثر بوده و بر ابهام و استرس غلبه کنند را شناسایی کنند.

5- جامعه پذیری- زمانی که کارمندان جدید استخدام می شوند، لازم است تا نسبت به کسب وکار الکترونیکی اجتماعی شوند. این مرحله تغییر برای کارمندان جدید ایجاد چالش می کند، چرا که آنها تازه وارد، با تجربه کاری محدود و درک پایین از فعالیت کسب و کار الکترونیکی هستند. این شکل حتی برای افرادی که در سطح مدیریتی نیز به کارگرفته می شوند نیز وجود دارد. اگرچه این افراد از تجربه کاری بالا برخوردارند، لیکن چون از محیطهای کاری سنتی آمده اند، بنابراین، مدتی طول می کشد تا با حال و هوای سازمانهای الکترونیکی سازگار شوند.

6- نگهداری و انگیزش- زمانی که استخدام صورت گرفت کسب و کارهای الکترونیکی مواجه با وظیفه نگهداری کارمندان شایسته می شوند. پتانسیل دریافت ناعادلانه بین کارمندان در سازمانهای مبتنی بر اینترنت خیلی شدید است. برای دستیابی به کارمندان با مهارتهای کمیاب، خصوصاً طراحان و مهندسان نرم افزار، شرکتها مجبور به ارائه پاداشهای منعطف و حق انتخاب سهام و حقوقهای بالا هستند.

7- ارتباطات- سازمانهای الکترونیکی بایستی کارکنان را تشویق به ارتباط مستقیم و بدون کانال های ارتباطی نمایند. این سیستم ارتباطات باز، سلسله مراتب اختیار سنتی را نادیده گرفته و مفاهیم ارتبــاطات میان فردی از قبیل اختلاف بین شبکه های رسمی و غیررسمی، ارتباطات غیرکلامی و غربال کردن از بین می روند. جنبه منفی این شبکه ارتباطات باز بار اضافی ارتباطات است.

8- اعتمـــادسازی- رفتار سازمانی اخیراً اعتماد را به عنوان یک موضوع اصلی تحقیق کشف کرده است. اگرچه اعتمادسازی در سازمانهای سنتی مهم است، اما آن در سازمانهای الکترونیکی مهمتر است. چرا؟ مطالعات نشان می دهند که اهمیت اعتماد تحت شرایط تغییر و بی ثباتی افزایش می یابد.

9- مشروعیت بخشیدن به احساسات- احساسات قسمتی از زندگی سازمانی است. در سازمانهای الکترونیکی، به واسطه اینکه افراد در مکانها و زمانهای متفاوت کـــار می کنند، نوعی انزوای اجتماعی ایجاد می شود. سازمانهای الکترونیکی زمانی کاراتر هستند که کارکنان برای بیان احساساتشان، احساس آزادی کنند.

10- طراحــی کار- اینترنت به عنوان قسمتی از چشم اندازگسترده شبکه های ارتباطاتی به محیط کار و طراحی مجدد شغل کمک می کند. اینترنت نقل و انتقال از راه دور را آسان کرده است و لذا عده زیادی از مردم بدون حضور در فضاهای کاری سازمانها، به فعالیت در دنیای اینترنت می پردازند. علی رغم تمام این مزایا، جنبه های منفی سازمانهای الکترونیکی درمورد طراحی کار عبارتند از: ساعتهای طولانی و بیرحمانه کار، دسترسی به اینترنت به عنوان یک اتلاف کننده وقت کارمند، مسئولیتهای فیزیکی مربوط به کار طولانی با کامپیوتر، کار بیش از وقت های قانونی، برنامه های کاری فشرده، کاهش توان کاری کارکنان، خستگی کارکنـــان، افزایش اضطراب و استرس، کاهش سلامتی و بهره وری کارکنان، اتلاف زمان و...

11- توازن کار – خانواده- سازمانهای الکترونیکی درحال گسترش فرهنگ کار مداوم هستند. این موضوع به بحران بالقوه ای را ایجــاد می کند و افراد به طور فزاینده ای درمی یابند که کار به زندگی شخصی شان لطمه می زند. در این راستا توازن بین زندگی کاری و زندگی شخصی احتمالاً مهم ترین بحث در آینده خواهد بود.

12- اخلاقیات و زندگی خصوصی- نظارت الکترونیکی کارکنان توسط کارفرمایان، موجب شده است که به بهانه های مختلف به جزئی ترین ابعاد زندگی زیردستان وارد شوند. بهانه هائی همچون خودداری از افشاء اسرار سازمان، محرمانه بودن بسیاری از اطلاعات سازمان و اهمیت آنها موجب دخالت و نظارت بیش از حد و احتمالاً ایجاد جو بی اعتمادی در سازمانها می شود.

منابع:

1) روزنامه شرق،‌ چهارشنبه 4 آبان 1384، سال سوم، شماره 610

2) مجله تدبیر، شماره 144، دنیای الکترونیکی و بازنگری در رفتار سازمانی، ترجمه علی حسین زاده